ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови районної ради
від 26 грудня 2017 року № 31-р
І. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в Очаківській районній раді. Розроблена згідно із Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» з урахуванням змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 року № 48 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України», наказу Міністерства соціальної політики України від 15 березня 2012 року № 139 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України».
1.2.У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про звернення громадян».
1.3. Діловодство за зверненнями громадян в Очаківській районній раді ведеться окремо від інших видів діловодства. Контроль покладається на головного спеціаліста з питань комп’ютерного забезпечення та діловодства виконавчого апарату Очаківської районної ради.
1.4. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України «Про звернення громадян».
1.5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.
ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян
2.1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) або надіслане поштою.
2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених частинами другою, третьою та п’ятою статті 5 Закону України «Про звернення громадян».
2.3. Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України «Про звернення громадян».
2.4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, розглядаються на комісії з питань розгляду звернень громадян .
Усі звернення громадян, що надходять до районної ради, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України «Про звернення громадян», а саме: пропозиції, заяви та скарги.
2.5. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до Очаківської районної ради, реєструються у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня (додаток № 1). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться, у журналах (додаток №2) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.
2.6. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.
2.7. Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу Очаківської районної ради.
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.
2.8. Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналах (додаток № 1).
Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток № 3).
2.9. Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
2.10. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.
Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації визначається районною радою.
2.11. Після реєстрації документа у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення його в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
2.12. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.
2.13. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.
2.14. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.
2.15. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань.
У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.
2.16. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".
Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.
ІII. Розгляд письмових звернень громадян та складання листів-відповідей
3.1. Відповідальний за розгляд звернень у резолюціях голови районної ради, здійснює подальший розгляд звернень громадян і визначає виконавців кожного з них.
У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.
Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
3.2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться в районній раді.
3.4. Керівники та працівники районної ради при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.
3.5. Складання листів-відповідей на звернення громадян:
3.5.1. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку районної ради.
3.5.2. Листи-відповіді підписуються головою районної ради чи керуючим справами виконавчого апарату відповідно до розподілу обов’язків.
3.5.3. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.
3.5.4. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.
3.5.5. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, здійснюється відповідальною особою за діловодство в районній раді.
3.5.6. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
3.5.7. Для відправки листів-відповідей на звернення громадян особи, відповідальна особа за діловодство в районній раді, здійснює упакування цих листів у конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому адресовано лист-відповідь.
IV. Термін розгляду звернень громадян та інформаційних запитів
4.1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з телефону довіри, редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України «Про звернення громадян».
4.2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.
4.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в терміни, встановлені контролюючим органом.
4.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції районної ради та її відділів, в такому випадку відповідальна особа за діловодство у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.
4.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.
4.6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначеному Законом України «Про статус народного депутата України».
4.7. Інформаційні запити на отримання публічної інформації розглядаються в строки, встановлені статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації»
V. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян
5.1. Після розгляду звернення громадянина у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи.
Відмітка повинна містити слова «До справи», посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення. Зазначені реквізити проставляються від руки.
5.2. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальній особі, яка веде діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для формування справи, картотек, банку даних
5.3. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
5.4. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
5.5. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими головою районної ради переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.
Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівником організації.
5.6. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного відділу Очаківської райдержадміністрації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного відділу Очаківської райдержадміністрації за рішенням голови районної ради.
Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.